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RH: Transformer la contrainte du bilan social en opportunité

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Le bilan social et ses sept thématiques prédéfinies peut sembler, à premier abord, être un exercice fastidieux. Une fois l’an, il faut quand même vous y coller. En tout cas, si vous gérez les ressources humaines d’une entreprise de plus de 300 collaborateurs.

Alors, avant le 15 avril de chaque année, vous appliquez à la lettre les recommandations légales pour offrir aux délégués syndicaux, à l’inspection du travail, aux actionnaires, mais surtout au CSE, une vision la plus précise possible de l’entreprise à un instant T.

Le résultat ? Un document exhaustif, certes, mais assez indigeste : votre bilan social est peu consulté, à part par ceux qui ont l’obligation de le faire. Cela veut dire que vous (ou votre équipe) perdez des heures (ou des journées) de travail chaque année sans que cela crée de valeur pour votre entreprise.

Et si on vous disait qu’en digitalisant vos données RH vous pouvez aller bien plus loin grâce au Bilan Social ? Explications.

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Le bilan social : faites le bilan  

Avant de chercher à comprendre comment le bilan social peut se transformer en une arme RH imparable, commençons par revoir les bases de l’exercice.

Qu’est-ce qu’un bilan social ?

Le bilan social est une obligation légale, elle est le mieux définie par le législateur.

Ainsi l’article  L2312-30 du code du travail stipule : « Le bilan social récapitule les principales données chiffrées permettant d'apprécier la situation de l'entreprise dans le domaine social, d'enregistrer les réalisations effectuées et de mesurer les changements intervenus au cours de l'année écoulée et des deux années précédentes. »

Les métriques qui doivent figurer dans le bilan social, elles, sont fixées par l’arrêté du 8 décembre 1977.

Elles se divisent en sept catégories :

  • L’emploi
  • Les rémunérations et les charges
  • Santé et sécurité au travail
  • Autres conditions de travail  
  • Formation
  • Relations professionnelles  
  • Diverses conditions de vie dans l’entreprise

 

Voilà pour les informations à inclure impérativement !

En ce qui concerne la périodicité, le bilan social est un rapport annuel qui doit être communiqué au CSE avant le 15 avril de chaque année. Le CSE doit l’approuver avant le 30 avril. Les entreprises qui ne se soumettent pas à ces obligations risquent une amende.  

Exemples de Bilan Social

Si tout cela vous semble un peu trop abstrait, ou si vous venez tout juste de dépasser le seuil des 300 employés et que vous devez construire votre premier bilan social, vous pouvez regarder du côté des grandes entreprises qui ont choisi de rendre leur bilan social public. Il y a d’abord Total, qui, pour 2020, propose à ses collaborateurs un bilan social clair, mais peu contextualisé : on y voit surtout des données chiffrées, quelquefois mises en valeur à l’aide de graphiques.

À l’opposé, la Société Générale a fait le choix  d’un bilan social plus explicatif. Les chiffres clés sont mis en exergue au tout début du document. Au début de chaque partie, un court texte met en contexte les données principales et aide à l’interprétation des données. En revanche, on regrette que les chiffres soient présentés dans des tableaux, et jamais dans des visualisations graphiques.

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Comment construire un bilan social ?

Sourcer les données

La première étape de tout bilan social est, bien sûr, le recueil des données. Cela peut se révéler plus ou moins difficile selon le degré de maturité data de votre entreprise et de votre département RH.

Le piège à éviter est celui de rassembler tous les chiffres une fois l’an, lorsqu’il faut se mettre à la rédaction du bilan. Si vous utilisez un logiciel de SIRH, il vous sera possible d’y puiser la plupart des informations qu’il vous faut, à condition d’avoir prévu des tableaux de bord exploitables lors de la rédaction du bilan social. Pour optimiser votre usage de votre logiciel de SIRH, munissez-vous aussi d’une plateforme d’analytics spécialisée RH qui s’adapte nativement à votre SIRH et qui présentera vos données clés dans tableaux de bord intuitifs, sécurisés et faciles d’utilisation. C’est la meilleure manière de faire levier sur toutes les données que vous avez accumulées.

Bien les présenter

En fait, les entreprises ont chacune la liberté de présenter leur bilan social comme elles l’entendent à condition d’y inclure les informations légalement requises. À vous de jouer pour le rendre le plus digeste, clair, et agréable à lire possible. Pourquoi est-ce important ? Pour pouvoir transformer cette obligation légale en opportunité et créer de la valeur.

Au-delà de l’obligation légale du bilan social

Vous êtes contraints par la loi à consacrer un certain nombre d’heures par an à la construction de votre bilan social. Plutôt d’y voir des heures perdues, il faudrait pouvoir faire de cette obligation une opportunité. Avec la vague de digitalisation qui révolutionne le secteur des ressources humaines, c’est désormais une chose possible, et facile à exécuter. Pour ce faire, le data storytelling peut vous être d’une aide précieuse : il vous permettra de transformer vos données brutes en visualisations facilement compréhensibles et attrayantes.

Le Bilan Social : Une contrainte et une opportunité

Une opportunité de communication RH

La loi précise qui doit avoir accès au bilan social : délégués syndicaux, l’inspection du travail, actionnaires, CSE, et tout employé qui en ferait la demande. Mais la loi ne dit pas que vous ne pouvez pas partager votre bilan plus largement. Le bilan offre une image très précise de votre entreprise : c’est l’occasion de communiquer sur les grandes tendances de l'année, sur ce que vous avez accompli, et sur vos objectifs pour les années à venir, avec tous vos employés mais aussi avec le grand public.

Prenez garde, cependant, à ne pas partager ce bilan sans contexte : les chiffres seuls peuvent être mal interprétés. C’est pour cette raison qu’il est important de fournir des explications supplémentaires et de bien présenter chacune des sections pour guider la lecture. La loi ne limite pas non plus le nombre d’indicateurs qui doivent figurer sur le document. Si certains chiffres ne figurent pas sur la liste légale mais sont utiles pour comprendre votre organisation et votre travail, vous pouvez les ajouter.

Une opportunité de pilotage

S’il n’est pas un outil de pilotage à proprement parler, le bilan social est une formidable base pour réfléchir au pilotage de vos ressources humaines. Il vous donne une vision extrêmement précise de votre entreprise et vous permet d’analyser les tendances d’évolution sur les dernières années. Vous pourrez identifier les indicateurs les plus pertinents qu’il vous faudra surveiller et inclure dans votre tableau de bord quotidien, en écartant les autres, moins importants, que vous ne surveillerez qu’une fois l’an. Le bilan social est l’occasion de remettre tous les compteurs à zéro.

Rapport statique ou tableau de bord dynamique ?

Le bilan social doit prendre la forme d’un rapport statique : c’est un fichier qui vous renseigne sur l’état de l’entreprise à un instant donné. C’est une photographie très précise de ce qui se passe dans votre entreprise et ce qui s’y est passé au cours des trois dernières années. C’est pour cette raison que ce n’est pas un outil de pilotage optimal.

À l'opposé, les tableaux de bord se mettent à jour en temps réel, au fur et à mesure que votre entreprise évolue. Ils vous permettent de vous rendre compte de la situation de vos ressources humaines au moment où vous les consultez. Ce sont des outils de pilotage optimaux parce qu’ils vous permettent de prendre des décisions en connaissance de cause et de réagir vite en fonction de ce qui se passe sur le terrain.

Pour autant, rapports statiques et tableaux de bord dynamiques ne sont pas opposés, ils sont complémentaires. Les tableaux de bord sont des outils que les équipes RH utilisent au quotidien et que le COMEX peut consulter pour se rendre compte de la situation des effectifs ou de la masse salariale. Les rapports permettent d’historiciser ces données et « d’arrêter les compteurs ». Si vous disposez d’un tableau de bord complet où les métriques les plus importantes sont renseignées, il vous servira de base pour construire votre bilan social sous forme de rapport.

Chez Toucan, nous avons compris la complémentarité de ces deux formes de reporting. Il est possible de transformer tous nos tableaux de bord dynamiques en rapport PDF imprimable.

Pour aller plus loin : le Bilan Social Individuel

Lorsque vous digitalisez vos données RH, le bilan social annuel cesse d’être un exercice fastidieux pour devenir une formidable opportunité de pilotage et de communication RH. Pour ce faire, il faut être équipé d’un logiciel de SIRH qui centralise les informations et d’un outil d’analytics comme Toucan. Mais ce n’est pas tout : vous pouvez aller encore plus loin. Comment ? Grâce au bilan social individuel.

Un outil pour générer de l’engagement

Contrairement à ce que son nom pourrait laisser penser, le bilan social individuel n’est pas une obligation légale. C’est un rapport qu’un employeur peut générer pour chaque collaborateur à titre individuel. Ce rapport résume les avantages auxquels chaque salarié a accès, l’épargne  salariale accumulée, les avantages sociaux, et bien plus. Le but ? Revaloriser le package de chaque collaborateur (notamment en présentant le salaire en termes de pouvoir d’achat) pour booster l’engagement et la satisfaction des salariés.

Lire aussi: Nexity digitalise son Bilan Social Individuel

Un exercice digitalisable

Un exercice qui peut sembler encore plus fastidieux que le bilan social. Il faudrait répéter l’exercice pour chaque employé individuellement ? En fait, il est facilement automatisable et digitalisable à condition d’être muni d’un bon logiciel SIRH et d’une plateforme d’analytics spécialisé dans les RH. C’est exactement ce que vous propose Toucan : générez facilement un bilan social individuel interactif et visuel pour chacun de vos collaborateurs et permettez-lui d’y accéder de façon simple et sécurisée. Le tout, en quelques clics et sur la base des données que vous avez déjà centralisées dans votre SIRH.

Bilan social, bilan social individuel ou simple tableau de bord de pilotage : plus que jamais, le secteur des ressources humaines a le moyen d’accéder facilement et rapidement aux chiffres les plus importants afin de mieux communiquer, manager ou même afin de respecter la législation. Pour profiter de cette révolution, il faut se munir des bons outils : un logiciel de SIRH mais aussi une plateforme d’analytics adaptée pour les RH.

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